Chex - Automatisering zorgt voor groeimogelijkheden

Voordat Chex ons benaderde, maakte het bedrijf gebruik van een verouderd systeem (een Microsoft Access applicatie). Inspecteurs keuren altijd aan de hand van vragenlijsten, dat is verplicht in Nederland. Deze werden via Word-documenten ingevuld en gesynchroniseerd via Dropbox, waaruit vervolgens rapporten en certificaten kwamen.

Dit systeem was niet stabiel en kende veel problemen. Hierdoor werden keuringen bijvoorbeeld niet altijd gesynchroniseerd. Ook was het systeem niet geschikt om met meerdere gebruikers tegelijkertijd in te werken. Daarnaast was het lastig om aan dit systeem nieuwe functionaliteiten toe te voegen, waardoor deze niet toekomstbestendig was.

Chex groeide snel, maar de bestaande processen en systemen konden deze groei niet goed bijbenen. Veel werkzaamheden waren handmatig en versnipperd, wat zorgde voor inefficiëntie en beperkte schaalbaarheid. Er was behoefte aan één centrale oplossing die processen stroomlijnt en verdere groei mogelijk maakt.

In de eerste fase hebben we daarom een volledig nieuwe backoffice-applicatie ontwikkeld. Twee onderdelen mochten hierbij extra aandacht krijgen: relatiebeheer en vragenlijsten voor inspecteurs.

Relatiebeheer
Chex heeft te maken met veel verschillende opdrachtgevers, zoals gebouweigenaren, VVE’s, adviesbureaus en fabrikanten. Het prijsbeheer is complex en alle objecten (zoals liften, roltrappen en glazenwasinstallaties) moeten voorzien worden van extra kenmerken die verschillen per type object. Dit vraagt om een uitgebreid relatiebeheer met veel gelaagdheid en flexibiliteit.

Vragenlijsten voor inspecteurs
Omdat het synchroniseren van de vragenlijsten via Dropbox regelmatig problemen opleverde, was het belangrijk dat deze geïntegreerd werden in de applicatie zelf. Dit hebben we gerealiseerd door middel van een vragenlijst-configurator en door ervoor te zorgen dat inspecteurs die vragenlijsten direct vanuit het systeem konden uitvoeren.

Fase 2 – Rapporten en certificaten automatisch versturen

Het uitrollen van de eerste fase leidde al tot meer efficiëntie bij Chex. Toch moesten rapporten en certificaten nog steeds handmatig verstuurd worden naar de klant. Omdat Chex duizenden documenten per jaar verwerkt, kostte dit erg veel tijd.

Daarom zorgden we er in de tweede fase voor dat alle rapporten en certificaten automatisch verstuurd konden worden vanuit het systeem. Hierdoor kan de inspecteur een keuring uitvoeren en op opslaan drukken. De keuring gaat vervolgens automatisch door een uitgebreid controleproces heen en het keuringsrapport en certificaat worden automatisch gemaild naar de klant en eventuele extra ontvangers.

‍

Vanaf het moment dat de backoffice-applicatie live ging, zijn we nooit meer gestopt met het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten. We hebben bijvoorbeeld een klantportaal neergezet, zodat klanten van Chex zelf kunnen inzien welke installaties gekeurd worden, wanneer dat gebeurt en welke documenten daarbij horen.

Daarnaast hebben we in 2023 een grote update afgerond die te maken had met het inplannen van de keuringen. Door de groei van Chex en het feit dat meerdere partijen akkoord moeten geven op een keuring, werd het steeds complexer om de planning en agenda’s te beheren via de Outlook Agenda die het bedrijf tot eind 2022 gebruikte. De keuringen werden daarbij in de backoffice-applicatie aangemaakt voor de inspecteurs, wat voor veel repeterend werk zorgde.

Daarom hebben we dit volledige proces van planning in de applicatie gebouwd. Hierdoor hebben de planners gedurende het hele planproces alle informatie uit het systeem tot hun beschikking. Het systeem geeft aan de hand van clustering aan welke objecten het beste op één of meerdere dagen gekeurd kunnen worden, afhankelijk van vervaldatum, locatie, en diverse andere variablelen. En met één druk op de knop kunnen de planners geplande keuringen aanmaken in het systeem.